ITサービス

PDFとは何? ファイルを誰かに渡す場合に必要な知識です。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
クリック応援お願いします!

にほんブログ村 ライフスタイルブログ ありのままの自分へ

PDFとは?

様々な会社、各種官公庁においても、ファイル送信は、PDFという形式でファイルを送信しています。PDF、PDFと聞くことが多いと思いますが、PDFとは何でしょうか?また、何のためにPDFにするのでしょうか?今日は、この部分を説明したいと思います。

PDFにする目的

皆さんは、このサイトを何でご覧になっていますか?

パソコンですか?それともスマホ?
又はタブレット端末からでしょうか?

では、もう一つ質問です。
お使いのデバイス(パソコンなど)の中にワードやエクセルが入っていますか?

多くの方のパソコンの中に入っていると思いますが、最近の格安パソコンには入っていない可能性の方が高いです。スマホやタブレットであれば、そもそも基本ソフトが異なるので、ワードやエクセルなどが入っているとは言えません。(エクセル・ワードに対応したアプリは存在)

では、ワードやエクセルが入っていると言われた方に最後の質問です。そのオフィスソフト(ワードやエクセル)のバージョンはいくつですか?

ここまでの質問を通して伝えたかった事は、世の中には

様々な端末を使っている人がいて、
端末の中に入っているソフトも異なり
自分と同じソフトでもバージョン(新しさ)が異なる物

使っている人がいるという前提に立ってファイル送信を行うべきです。

■ケース1
例えば、パソコンを使って、ワードのバージョン1(仮のお話)という古いタイプで、ワードの資料を作ったとします。

そのファイルを、パソコンを利用していて、ワードのバージョン5(1より新しい)が入っている相手に送ったとします。

同じソフトであり、新旧の違いだけですから、なんとか開くことはできました。しかし、本来作成した内容がぐちゃぐちゃになっていて、大きく型崩れをしています。

■ケース2

今度は送信先が、タブレットを使っていて、ワードが入っていない場合はいかがですか?
何も準備もしなければ、届いたワードファイルをそのまま開くことすらできません。

つまり、端末も、入っているソフトも、ソフトの新旧も異なる事を前提として、作成した時と同じ形で届く共通のファイル形式が必要になるわけです。

それがPDFと呼ばれるファイル形式です。

ワードで作ったファイルも
エクセルで作ったファイルも
パワーポイントで作ったファイルも
その他のソフトで作ったファイルも、

統一規格であるPDFファイルにしてから相手に送信する事により、相手の所有する端末、ソフト、ソフトの新旧に関わらず、しっかりとした形で書類を届ける事ができます。

その他、PDFには様々なメリットがあります。

統一したファイル規格にするためにPDFにするという意味合いもありますが、それとは別にセキュリティ上の仕組みを簡単に設ける事ができるのも特徴です。

例えば、この重要機密事項は、絶対外部に漏れてはならないという事で、PDFファイルを開くために暗証番号を設定する事も出来ますし、PDFファイルをコピーされないようにしたり、指定回数のみ開けるようするなどの仕掛けを行う事ができます。
また、ファイルサイズが非常に軽くなるという特徴もございます。

こちら

あなたのビジネスに
新しいスイッチを入れる事ができましたか?

宜しければ、SNSへのシェアをお願いします。

スポンサードリンク



にほんブログ村 ライフスタイルブログ ありのままの自分へ
にほんブログ村
  • このエントリーをはてなブックマークに追加

コメントを残す

*