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ドロップボックス(Dropbox)・概念編 はじめの三歩♪

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ドロップボックスでパソコン至上主義を脱出

クラウドサービスの草分け的存在であるドロップボックスは、
パソコンやスマホに「ファイルを保存する概念」を覆してくれます。

ファイルをパソコンなどに保存しないことにより、
他者との情報共有が簡単にできるようになりました。

今回から複数回に渡り、ビジネス現場でドロップボックスが使えるように、
知識ゼロの方を対象として解説をしていきたいと思います。

ドロップボックスとは?

ドロップボックスは、クラウドやオンラインストレージと呼ばれる仮想空間で、ファイルを保存するサービスです。

クラウドやオンラインという表現があるように、
イメージでいうと、以下の画像のように空に浮かぶ仮想の倉庫です。

1

ドロップボックスにファイルを保存すると、
自動的にオンライン上に記録されます。

記録したファイルはいつでも「出し入れ」が可能であり、削除や復元もできます。

なぜ、オンライン上に記録する必要がある?

なぜ、ドロップボックスをオンライン上に保存する必要があるのでしょうか?
いくつか代表的な理由を述べたいと思います。

理由1.パソコンなどの故障によるファイル損失

小さな会社にありがちなことですが、
経営者がパソコンの劣化具合を考えることなく、
ボロボロのパソコンを何年も無理やり使っている所があります。

パソコンの経費を無駄に感じるのか、理由はわかりませんが、
三年間使えば、古いパソコンを使っていると認識することが大切です。

パソコン一台、10万にも満たないお金をケチって
内部の重要なデーターを紛失するのもばからしいですね。

そんなに早いタイミング交換できないのであるなら、
ドロップボックスに保存する事も一つの対策として有効です。

ドロップボックスは、最新のサーバー環境の中で、常にバックアップを取り続けています。
下手な話、小さな会社のパソコンで管理するより、何十倍と安全な環境であるといえます。

万が一、自社のパソコンが壊れてデーターが損失してしまったとしても、
ドロップボックスに保存されているファイルには、一切影響がありません。

重要な点ですから、もう一度お伝えをします。

もし、社内のパソコンにファイルを保存している場合、
パソコンが壊れてしまうと、中にあるデーターは損失します。

ちまたにデーター復旧サービスなどもありますが、
かなりの高額になることは間違いないです。

ドロップボックスに保存をしている場合は、
パソコンが壊れても何らの影響はありません。

なぜなら…

ファイル自体がオンライン空間で保存されていて、パソコンに表示されている内容は、オンライ上にある仮想倉庫の内容を映し出しているだけであるからです。

これをテレビに例えると、もっと理解が深まります。

あなたの自宅にあるテレビが壊れたとします。
テレビが壊れたので、テレビの内容を配信しているテレビ局に影響があると思いますか?

これと同じことになります。
パソコンに表示されているドロップボックスの内容は、単なる投影です。

理由2.オンライン上にファイルがあることにより、情報の閲覧、共有が簡単に行える。

ケース1

Aさんは、とある国へ出張中です。
そんな時、イレギュラーな案件が入ってきて、
パソコンの中にあるファイルが欲しくなりました。
残念ながら、日本の会社には誰もいません。

どのようにしたら、ファイルを取り出すことができるのでしょうか?

日本のパソコンの中にファイルが保存されているので、入手することができません。

こんな時、ドロップボックスにファイルを保存しておけば、
いつでも、どこでもファイルを取り出すことができます。

ケース2

AさんとBさんが何か一つのプロジェクトを共同で行うこととします。
北海道と沖縄在住で、頻繁に会うことは難しそうです。

こんな時、AさんとBさんが共同で所有するフォルダをドロップボックス上で立ち上げると、
お互いのパソコンやスマホ上から、ファイルなどを共有することができます。

これによって、お互い渡したいファイルを即時に渡せますし、
お互いが編集した内容も即時に反映させることもできます。

ケース1、ケース2以外にも様々なメリットがあります。
ケース2の場合、個人間のお話しだと思ってしまいますが、
決してそうではありません。

これを支店間のお話しと置き換えることできますよね?

理由3.削除したファイルの復元ができる。

パソコンの操作には、人間のミスがつきものです。
ドロップボックスの場合、万が一、ファイルを誤って削除してしまっても、時を遡ってファイルを復元できます。

無料アカウントは、30日間という制限がありますが、
ビジネスアカウントの場合、無制限に復元ができます。

この機能は、「万が一」を考えた場合、非常に有効であると考えます。

理由4.パソコン、スマホなど異なる機械をつなげることができる。

ドロップボックスは、使用する端末(パソコン、スマホ、タブレットなど)を選びません。

パソコンからでも、スマホからでも、タブレットからでも
一つのアカウントで管理をすれば、すべての端末からの操作が即時に反映されます。

いかがでしたか?
ドロップボックスを社内に導入するメリットをお分かりいただけたかと思います。

次にドロップボックスの仕組みをご覧ください。

こちら

今日もありがとうございました。

あなたのビジネスに、新しいスイッチが入りましたか?
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>>ドロップボックスをはじめる。

 

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