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ドロップボックス(Dropbox)・個人事業主/従業員5人以下の展開方法

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零細企業のドロップボックス展開方法

前回の記事では、ドロップボックスの仕組みとセキュリティ面の不安について書きました。今回は、個人事業主や従業員五人以下の事業所が、どのようにドロップボックスを取り入れていけばいいのかを解説したいと思います。

ドロップボックスをどのように展開するのかを検討する

ドロップボックスを導入するあたり、自社において「どのように展開していくか」を検討します。会社の規模、従業員数の違いによって、どのようなプランで契約をすればいいのかが異なるためです。

  • ドロップボックスにアクセスする人は、どのような人たちですか?
  • その方たちは、どのような端末を使っていますか?
  • 容量は足りそうですか?
  • 会社スマホを支給していますか?

ここでよくあるパターンを考えたいと思います。

個人事業主の場合

ドロップボックスをお試し感覚で利用してもいいと思います。
この場合、無料プランで十分です。

無料プランの場合の容量は2GBです。
*写真を多用する場合、最初からPRO版でもいいと思います。

エクセル、パワポ、ワード、PDFのようなファイルでしたら、十分な容量です。

もし、容量が足りなければ、ドロップボックスを友達に紹介したり、他のクラウドサービス(グーグルドライブなど)を併用、ドロップボックスの有料プランへ移行することもできます。

もし、ドロップボックスの概念的な理解が追い付ていないようなら、
無料プランでの実践の中で覚えていく事をお勧めします。
結局、使って「困らなければ」覚えることはできませんので…

一つのドロップボックスアカウントを作成して、
自分が使っているパソコン、アプリなど必要な物に関連付けをしていきましょう。

従業員五人以下の会社(会社が端末を支給している場合)

個人事業主の場合は、一人での利用が前提でしたが、
今度は、複数の人で使う事が前提になります。
さらに、会社から従業員にスマホを支給しています。

この場合、アカウントをどうするかを考えなければいけません。
ドロップボックスは、1ユーザーに対して1アカウントとなります。

しかし、従業員五人以下は、全ての端末が社長の個人名義になっている場合が多いと思いますので、別に従業員それぞれが1アカウントを作成する必要もないと思います。

ただし、ドロップボックスの無料アカウントでは容量不足に陥りますので、
最初から月額1200円のプロアカウントを契約した方が良いと思います。

プロアカウントは、1TB(1000GB)まで使用できて、無料時のおよそ500倍を使えます。

容量が大きなアカウントを社員間で共有して、
会社のパソコン、社員たちのパソコン、スマホなどで使用します。

1000GBもあれば、動画を保管していっても大丈夫だと思いますし、
もし、容量不足に陥ったとしても、さらに上位版に移行することも可能です。

従業員五人以下の会社(会社が端末を支給していない場合

同じく従業員五人以下の会社ではありますが、
会社から業務用のスマホを支給していない場合です。

この場合、社員のスマホを業務に使ってもらうわけですが、社員の個人スマホに会社のドロップボックスをそのまま紐づけさせるのは、なんだかリスクを感じてしまいますよね。

それに社員の中でも個人的にドロップボックスを使用している人もいると思いますので、
アプリに対して会社のドロップボックスアカウントを紐づけさせることもできません。

このような時は、社員の個人ドロップボックスと会社ドロップボックスの間に、共有フォルダを作成します。

この時、気を付けなければいけないのが、セキュリティ性です。
一応、会社の携帯ではなく、個人のスマホになるので、あまり強く言うことはできないかもしれませんが、ウィルスソフトをいれてもらったり、業務時間外に会社とのドロップボックス共有フォルダを開かないように「お願い」をしなければなりません。

Dropbox ProやBusinessであれば、共有したフォルダにパスワードを設定することもできます。

■社員のスマホを業務に使わせることを当たり前だと考えている方へ

そもそも考え方が大きく間違っています。
社員のスマホは社員の所有物です。

仮に着信用に持たせているといっても、それは社員の個人的な支出によって、電話番号を維持できているからこそ実現できるのであり、電話代がかかる、かからないという問題ではありません。

社員の持ち物は、社員が100%管理する権利があります。
「じゃ、明日からスマホを持ってきません」という選択も当然できるわけですし、
それに対して異議を唱える権利は、会社にはありません。

もし、社員に対して、業務に使ってほしいというのであれば、
それ相応の「携帯使用補助金」なるものを給料とは別で支給するべきです。

それが当たり前のことだと思います。
これを支給しているからこそ、社員に対してある一定の制限を加えることができるのです。

ブラック企業は、潰れた方が世の為です。

 

さて、少し熱くなってしまいましたが、
ドロップボックスの続きです。

ここまでの説明で、自社にはどのようにドロップボックスを
展開させていけば良いのかが、お分かりになってきたと思います。

次にいよいよドロップボックスをインストールしていきたいと思います。

こちら

今日もありがとうございました。

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こちら

>>ドロップボックスをはじめる。

 

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