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連絡先を簡単に管理できるグーグルコンタクト

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連絡先の管理は、グーグルコンタクトが便利です。

MAIL

会社の取引先を含めて、様々な方の連絡先をしっかりと管理することは大切です。

特に必要な時に必要な連絡をとることができるように、お使いのスマホ(携帯電話)の中に常に最新の連絡先情報を入れておくことは、商機を逃さない準備でもあります。

ただ、実際の業務の中での連絡先情報の管理はとても大変です。特に携帯電話の機種変更などを行う度に連絡先の移行作業をしなければいけないという事に大きなストレスを感じている方も多いのではないでしょうか。

本日のテーマは、グーグルコンタクトで連絡先を一元管理する方法です。

連絡先は、本体に記録するのではなく、グーグルコンタクトに集約します。

私たちが使っているスマホの中にある連絡先情報は、
大きく分けて二つの方法により利用できるようになっています。

1つは、スマホの本体に記録して、そこから読み出す方法

2つめは、グーグルコンタクト・iCloud連絡先などの外部連絡先情報を読みだす方法です。

普段、スマホで電話をしたり、メールを作成するときに表示される宛先情報は、上記のいずれかの方法で取得した結果です。多くの方は、この部分をあまり意識して使われていませんが、これらの二つには明確な違いがあります。

プライベートで使う分には、意識をしなくてもいいとは思いますが、
仕事で使うビジネスマンは、この違いをはっきりと意識して使うことをお勧めいたします。

効率的な環境を求めるのであれば、間違いなく
二番のグーグルコンタクトなどによる連絡情報の読み出しをお勧めします。

そもそもグーグルコンタクトとはなにか?

グーグルの無料会員であれば、誰でも利用ができるオンライン上で連絡先を保存するサービスです。

このサービスの特徴は、あらゆるIT機器・サービスなどの連絡先情報に、
そのまま使うことができる汎用性の高さ
にあります。

パソコンの場合で言うと、OUTLOOKというメールソフトがありますね?
このメールソフトで使う連絡先情報としてでも、グーグルコンタクトを使うことができます。

そのほか、例えば、Aさんは、iPhone(iOS)とタブレット(iOSやアンドロイド)、そしてパソコン(ウィンドウズ、マック)の中にあるメールソフトなど、様々な機械から連絡先情報を使用する機会があるとします。

もし、一つ目の方法である本体の中に連絡先情報を保存していると、iPhoneで登録した連絡先をアンドロイドタブレットやパソコンで使うことはできませんね。いうまでもありませんが、使用する機械が、お互いに独立していて、連絡先情報は、各端末の本体に記録されている為です。

これだと、一つ一つの連絡先の管理がとても大変になりますね。

そこで、グーグルコンタクトという外部連絡先サービス(二番の方法)を活用します。

この外部連絡先保存サービス(グーグルコンタクトやiCloud連絡先等)は、各本体に記録されいるわけではありません。お使いのスマホなどから、オンライン上に保存されている連絡先情報を開いているというか、同期しているというか、引っ張って表示する仕組みになっています。

renrakusaki

スマホの本体に連絡先情報が保存されているわけではないことがポイントです。

あなたが電話をする時や、メールを作成する時に連絡先部分に表示される情報は、
オンライン上の連絡先情報を引っ張って表示しているということですね。

また、ラインなどの各アプリが「連絡先情報のアクセス許可を求めている」という画面は、
「スマホにある連絡先情報を使わせてくれる?」という事であって、

スマホにグーグルコンタクトを関連付けしていると、
事実上、「アプリがグーグルコンタクトの情報へのアクセスを許可してほしい」と言っていることになります。

*事実上です。実際は最も複雑でそのような仕組みになっていないはずです。

■仕組み
ラインなどのアプリ→スマホ本体の連絡先へのアクセスを要求→スマホの本体で使っている連絡先はグーグルコンタクトと同期している。

つまり、スマホへの連絡先情報のアクセス許可が、
同時にグーグルコンタクトの情報へのアクセス許可を出したと同じ事になります。

仕事の取引先情報などには、重要な連絡先が含まれている場合がありますので、
迂闊にアプリへの連絡先情報の許可を出さないようにすることが賢明です。

■重要ポイント1
連絡先情報へのアクセス権は、慎重に与える。

グーグルコンタクトで連絡先を管理することによるメリット

グーグルコンタクトは、グーグルの無料会員の方であれば、どなたでも利用ができます。

グーグルコンタクトで連絡先情報を集中的に登録や管理をするだけで、スマホが壊れようが、タブレットが壊れようが、連絡先情報を安全に守ることができます。

連絡先情報が本体に記録されていないためです。

どんな機種に変更しようとも、グーグルコンタクトの情報を関連付け(グーグルでいうとサインイン)すれば、昔のスマホで使っていた連絡先情報を一文字一句異なることなく、復元することができます。また、iPhoneなどの他メーカーの機種であったり、パソコンの中に入れているメールソフトの連絡先情報としても、グーグルコンタクトを使うことができます。

■重要ポイント2
iOS、アンドロイド、タブレット、スマホ、パソコンに関わらず連絡先情報の使用ができる!

連絡先情報に変更を加える場合も、グーグルコンタクトの中の情報を更新するだけで、
グーグルコンタクトの情報を読み取っているすべてのスマホやタブレットなどに表示される連絡先情報も即時に変更されることになります。

もちろん、各端末から新規の連絡先情報をグーグルコンタクトへ加えたり、
既存の連絡先に変更を加えることも可能です。その場合も変更内容が、すべての端末に反映されます。(反映されるまで若干の時間があります。)

■重要ポイント3
同じグーグルコンタクトを使っている全ての機種に連動して反映される

グーグルコンタクトの仕組みと使い方

では、最後となりましたが、グーグルコンタクトの始め方を説明します。

1.グーグルのアカウントを作成してください。
グーグルの無料会員に向けての一つのサービスとなります。

2.グーグルコンタクトに情報を追加・編集する
作成した会員情報でグーグルにログインをした上で、グーグルコンタクトのページを開きます。
ここで連絡先の追加や編集などが行います。

3.使用する携帯端末で、グーグルコンタクトの情報を読み取れるように許可をします。

お使いのスマホやタブレット端末、パソコンなどの設定画面に使用する連絡先という欄があります。
そこにグーグルコンタクトを指定します。グーグルのサインインの画面が表示されるので、サインインをします。

アカウント情報の整合性が確認できると、お使いのスマホなどの機械でグーグルコンタクトを読み出すことができるようになります。

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