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【Evernote】 タグの仕組みと設定方法

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ノートに適切なタグを設定する大切さ

前回は、エバーノートに保存したノートを効率的に探すためのワンポイントをお伝えしました。
今回は、効率的な検索を実現するためのタグ機能を紹介します。

ノートの作成方法でもお伝えしたように、
新しくノートを作成する際は、てきせつなノートブックとタグ付けが欠かせません。

ノートブックについては、ノートブックとノートの関係で説明をしているので、
今日は、もう一つのタグ機能を重点的にお伝えします。

タグる力

タグという言葉、聞かれたことはありますか?

ウェブサイトを運営している人なら一般的な言葉となりますが、
それ以外のかたは、あまりなじみがない言葉だと思います。

タグとは?
情報を「特定のキーワード」で表した言葉です。
エバーノートでいうと、ノートの中に書かれてる事をキーワードで表現することになります。

このタグを設定すると、ノートブックの枠を超えた情報整理が可能になります。

タグを利用する上での二つの考え方

例えば、以下のような文章があるとします。

今日は、よく晴れた一日だったので、ハイキングに出かけて、気分もリフレッシュ。
午後からは、自宅で仕事をした。その後、近くのパーティーに出かけた。

このような文章にタグ付けをするとするなら、

ハイキング、パーティーなどが考えれます。
これを文章を作るたびに、考えて設定をしていきます。

文章でのキーとなる単語を「タグ(キーワード)」として設定しておくわけですね。
これによって、後々、この日記を探し出すときに、「ハイキングやパーティー」のタグをクリックするだけで、日記を見つけれます。

このように文章毎に随時思いついたタグを設定することもできますが、
これには似たようなタグが増えすぎるといった問題があります。

どういう事かというと、文章毎にあたらしいタグを設定しているので、

前回は、ハイキングの話題を「ハイキング」のタグをつけた。
今回は、ハイキングの話題に「遠足」のタグをつけた。

となると、似たような内容の記事なのに、
「ハイキング」と「遠足」という二つのタグが作られてしまいます。

このようになってしまうと、後からタグを頼りにして探す時に、
ノートが分散してしまい探しずらくなります。

そこで、私がお勧めするのは、あらかじめ使用するタグを決めておいて、既定のタグを記事に設定する方法です。

これですと、無駄に新しいタグ増えないですし、ノートの分散を防げます。
会社で使う場合は、必ず「あらかじめ決めたタグ」を設定するようにした方が良いと思います。

社員のその場のノリでタグを設定していくと、膨大な数のタグが生成されてしまいます。

タグとノート、ノートブックの関連性はどういういこと?

タグの存在を知ってしまうと、「なんでノートブックが存在しているんだ」という疑問がわいてくるはずです。
また、タグだけで管理でもいいんじゃない?と思う方もいるでしょう。

ノートブック、ノート、タグの関係性は、以下の画像となります。

エバーノート関係性

タグを設定することによって、ノートとノートに関連性を持たせたり、「ノートブックの枠組みにとらわれない」検索ができます。このため、タグ、ノート、ノートブックが、それぞれ必要になります。

検索範囲の指定の大切さについては、ノートを効率的に探す方法で述べている通り、
検索範囲の対象を確定させることが大切です。

ある特定のノートブックの中でノートが見つからない時は、
検索対象の範囲を広げたり、このタグからノートを探すようにします。

上の図では、グルメなど個人使用を前提にしたタグ名にしています。

ビジネスの場合でしたら、
人事情報、プロジェクトA、商品開発

などのタグを想定できます。
もちろん、これは単なる一例ですから、会社の運用方針で決めてください。

会社で使うタグの設定例:

それでは、会社でタグを使う場合の参考例を紹介したいと思います。
もちろん、ここでご紹介する方法以外でも運用ができると思います。

ノートブック:

1.総務課

2.人事課

3.経理課

4.営業課

5.○○推進課

ノート:

1~5の各課の中で自由に作成してもらう。

タグ:

部署内で使うタグと、社内全体で使うタグを設定する。

社内全体のタグ例:

人事異動、社内伝達、重要事項、社長伝達、営業報告

といったタグを作れます。

こららのタグを追加する時の運用ルールを…

人事異動
人事移動に関する情報

社内伝達
●●部から発信される情報
課長級以上に伝える情報

重要事項
取締役以上に伝える情報

社長伝達
社内にいるすべての社員が知らなければならない情報

営業報告
営業課全員と、各課の課長級以上の役職者が知る情報

などのように設定しておきます。
これらを参考にして、新しいノートに既定のタグを設定するようにしてください。

部署内で使うタグ例:

1.総務課 タグ・備品管理

2.人事課 タグ・採用活動・イベント情報

3.経理課 タグ・●●の決算書

4.営業課 タグ・営業活動、営業地域一覧、営業成績一覧

5.○○推進課 タグ・社内美化、モラル向上運動

これら各課で使うタグも、それぞれタグをつけるときの運用ルールを決めておきます。

各タグには、閲覧できる範囲を細かく設定することもできるので、
人事課の人が営業課の○○タグがついた書類を見えなくすることもできます。

ここまでをまとめると…..

エバーノート社内活用事例

社内全体のタグは、すべての人にアクセスできるように設定して、部署内タグには、部署に所属している人のみが開けるようにしていします。

このようにすることによって、不要な情報にアクセスすることを防げますし、それが情報漏えいを防ぐことにもつながります。また、共有しなければならないことをタグとして設定するよとによって、効率的な情報発信、情報検索がかのうになります。

これまで説明してきた内容は、ほんの一例です。
なんども言いますが、ノートブックをどのように設定するのか。

そして、タグをどのような運用ルールのもと、どのような情報に対して、
どのタグを設定するかは、すべて社内の運用方針によります。

自由です。

エバーノートを使い始める前に、しっかりと話し合いで決められると良いと思います。

こちら

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