ITサービス

【Evernote】 知らないと損!? 効率的にノート(情報)を探す方法

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
クリック応援お願いします!

にほんブログ村 ライフスタイルブログ ありのままの自分へ

保存したノートを効率的にみつける方法

エバーノートは、気軽に情報を保存して、必要なときに取り出せるサービスです。

このサービスをしっかり活用するには、

・保存した情報をいつでもしっかりと見つけられるしておくこと。

・効率的にノートを探す方法を身につける。

この二点となります。

以前の記事で、保存したノート(情報)を後から簡単に見つけられるように、
あらかじめノートブックをしっかりと作成したり、各ノートに適当なタグを設定することが望ましいことをお伝えしました。

今回は、二番目の効率的にノートを探す方法を紹介したいと思います。

そもそもエバーノートは、どんな情報を検索対象にできるのでしょうか?

エバーノートのヘルプページによると、以下のような情報を検索対象にできると書かれています。

キーワードまたはタグ
名刺に含まれる連絡先情報
手書き文字または写真に含まれるテキスト
添付ファイルや PDF ファイルに含まれるテキスト
同僚が共有したノートブック
特定のトピックに詳しい社内メンバー
インターネットの検索結果に関連するノート

引用元:エバーノート公式ヘルプページ

一番上にある名刺に含まれる~や、写真に含まれるテキスト~
などは、エバーノートの主な機能でも紹介したように、OCR機能のことをつたえています。

手書き文字~は、自分でエバーノートに書き込んだ内容。

添付ファイルや、PDFに含まれるテキスト~は、
エバーノートとドロップボックスの違いでお伝えしたように、

ワードやエクセル、PDFの中に書かれているテキストを認識できることを伝えています。

ようするに、エバーノートに上げている物なら
ほぼすべて検索対象ということですね^^

あえていうなら、ZIPファイル(圧縮加工)されたファイルの中身は、対象にできないです。
まぁ、圧縮されているから当然です。

ノートブックとタグをもう一度確認します。

エバーノートに入っているノートを効率的に探したい場合は、
真っ先にノートブックやタグ部分を操作します。

ここの部分から順番に探していけば、ほぼ必要としているノートにたどり着けます。

ただ、ノートの数が膨大で、どのノートブックに入っているかわからない時がありますよね?
このような時に、「検索ボックス」を使用します。

エバーノート (1)

該当なしでもあわてない。理想的な検索結果をもたらすワンポイント

上記の画像で紹介した通り、検索ボックスからノートを検索できます。
ただし、ここでちょっとした落とし穴があります。

それが検索範囲の指定ミスです。
エバーノートを検索するときは、最初に検索範囲を指定しなければなりません。

検索範囲を指定とは、具体的に言うと、ノートブックやタグの事です。
この部分を指定することで、適切な範囲内で任意のノートを探せます。

この機能を正しく覚えていないと、以下のような検索ミスが起きます。
具体的に画像で説明をしますね。

今、ある人が「旅行」に関するノートを探そうとしています。
それが下の画面です。

赤枠は、「○○プロジェクト」が指定されています。
この状態でセンターにある検索ボックスに「旅行」を入力すると…

スクリーンショット 2016-05-12 09.22.20 - コピー

「旅行」というキーワードが含まれたノートが一件しか該当しません。

スクリーンショット 2016-05-12 09.22.36

[char no=1 char=”Masahiro.I”>こちら
検索に該当した箇所は、このように表示されます。
うっすらとした黄色がかります。

スクリーンショット 2016-05-12 17.31.13[/char]

それでは、もう一度、検索です。
今度は、左列で「ノートブック」を指定したうえで、
同じようにセンター画面で「旅行」と検索します。すると…

エバーノート (3)

7件が該当します。

お分かりになりましたか?
最初の検索と、あとの検索は、検索する範囲の指定が違ったのです。

最初は「○○プロジェクト」を指定したうえで、「旅行」を検索しているので、
検索の結果として得られるのは、

「○○プロジェクト」の中にある「旅行」というキーワードが含まれたノートになります。

後の方は、「○○プロジェクト」から「ノートブック」に検索範囲を切り替えています。
よって、「ノートブック」から「旅行」を検索しているので、

得られる結果としては、1件から7件に増えました。

これは、ノートブックだけのことではなくて、タグの場合も同じ要領になります。

この仕組みを理解していないと、
「ファイルが全然ねーぞ」ってことになりやすいです。

もし、ファイルがないのなら、検索範囲を変える、または広げるようにすることが、
エバーノートでの検索のポイントです。

これを会社という組織で部署ごとにノートブックを設定しているなら、
総務課のノートブックの中から経理課の書類を探して、

「おい、総務課の書類がねーぞ!」と吠えている事とおなじです。

[char no=1 char=”Masahiro.I”>こちら超重要ポイント:
検索で該当しないなら、「検索範囲(ノートブック、タグ)」を見直す![/char]

こちら

スポンサードリンク



にほんブログ村 ライフスタイルブログ ありのままの自分へ
にほんブログ村

コメントを残す

*