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エバーノート(Evernote)でPDFを管理しなければいけない理由

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乱雑になりそうなPDFもエバーノートで効率化

あらゆる文書の一般的なファイル形式は、PDFです。
各会社の資料などは、もはやPDFにするのは当たり前になっています。

自分が作成するファイもPDFにするとなると、すごい数のPDFを管理する事になりますね。
そこで大切になるのが、PDFの内容を把握しながら管理する方法です。

エバーノートの検索力を体感してください。

PDFは、エバーノートで管理をした方が良い理由

エバーノートは、ノートブック、タグ機能を使う事により、
PDFやオフィスファイルなどをキレイに効率的に管理できます。

ただ、これ以上にエバーノートでPDFなどを管理した方が良い理由があります。
それが、PDFの中身を検索対象にできる点です。

一般的にPDFを探すときは、どこかの検索ボックスに「PDFのファイル名」を入力して探します。
この方法ですと、ある程度のファイル名を知っておく必要があります。

「この内容が書かれているPDFファイルを探したい」
と願いを叶えられる検索はできません。

この機能がエバーノートにはあります。
しかも、PDFだけではなくて、ビジネスで一般的に広く使うワードなども対象になります。

ファイルのタイトル名だけが検索対象になるのではなくて、
「ファイルの中に書いてある内容」も検索対象にできる点がエバーノートの真価といえます。

PDFを効率的に管理するための運用例

では、PDFファイルを効率的に管理するために、運用例をご紹介します。

1.PDFというノートブックを作成する方法

2.PDFというタグを記事に設定する方法

この二つがあります。

PDFというノートブックを作成する方法

この方法は、PDFという名前のノートブックの中にひたすらPDFファイルをまとめていく方法です。
ノートブックの中に全てのPDFが収納されていきます。

PDFのノートブックの中につくる「ノート」のタイトルは、PDFに日本語の名前が設定されているなら、あえて無記入でアップロードします。これによって、PDFのファイル名が、そのままノートのタイトルになります。一枚のPDF毎にノートを作成してもいいですし、何かの案件ごとにPDFをまとめてもいいと思います。

■「会議室4」というPDFを無記入でエバーノートに送ると…

エバーノート (1)

ノートのタイトル部分にPDF名がそのまま入ります。

つまり、ノートブックの中にPDFを入れるだけで、
自動的にノートのタイトル付けと整理が完了することになります。

エバーノート (2)

ノートブックでPDFを管理する手順

1.PDFを管理しているノートブックだとわかるようなタイトル付けをします。
あまり深く考えずに「PDF」と名付けるのが良いと思います。

2.赤枠で作成したノートブックを指定しながら、
センター画面(緑枠)にPDFを移動します。(ドラッグ)

画像:赤枠で投入するノートブックを指定しています。
緑枠が投入されたPDFファイル一覧です。

スクリーンショット 2016-05-12 13.40.37

この時、PDFなどをまとめて移動もできますが、
複数にまとめて送ってしまうと、一つのノートの中に複数のPDFファイルが含まれてしまいます。

*会議4(2)と会議4(3)が一つのノートにまとめられている。

スクリーンショット 2016-05-12 13.42.46

一つのPDFごとに保存をしたい(ノートを作成)なら、
PDFを一枚ずつエバーノートに送ります。

PDFというタグを記事に設定する方法

何らかの事情によって、PDFというノートブックにまとめたくない場合もあります。
普段、使っているノートブックで整理したい場合ですね。

この場合は、PDFというタグを設定して、対象のノートにPDFというタグを設定します。
これですと、普段使っているノートブックに保存しながら、いざPDFが必要な場合は、
PDFのタグから探せるというメリットがあります。

■PDFタグを設定するイメージ図

エバーノート

■各ノートにPDFタグをつける方法

新規にノートを作成する際に、下の図の「タグ」の部分に「PDF」と入力します。

スクリーンショット 2016-05-12 13.57.07

これであれば、専用のノートブックを作ることなく、PDF付きのノートを探せます。

エバーノートでPDFを管理すると、ノートごとに展開表示ができます。

*PDFは、下のように表示されている場合が多い。

スクリーンショット 2016-05-12 14.16.14

*エバーノート上でPDFは、下の図のように展開表示される。

スクリーンショット 2016-05-12 14.14.19

上部に表示されるコントロールパネルで、そのまま読み進めることができる。
また、エバーノートプレミアに加入していると、PDFに「注釈」をつけられる。

スクリーンショット 2016-05-12 14.14.40

まとめ

実は、エバーノートの中にあるPDFファイルは、何も設定しなくても検索で探せます。
今回、お伝えしたPDFの管理は、それよりもさらに効率が良い管理方法です。

どれだけのPDFファイルがあるのかにもよりますが、たくさんのPDFファイルがある場合は、あらかじめ専用ノートブックの作成か、PDFタグの作成をお勧めします。

こちら

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