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ドロップボックス(Dropbox)共有化、共同編集作業の設定方法

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共有と共同編集を使い分けましょう!

誤ってファイルを削除した時に役立つ復元機能があります。
復元機能は、万が一に備える強力なヘルプ機能です。ぜひ、覚えてくださいね。

今回は、ファイルの共有機能共同編集機能について紹介をします。

皆さんは、動画やファイルを送信する場合、どのような手段で行っていますか?

多くの方は、「メールに添付する」という方法を選ばれていると思いますが、
この場合、メーラーがブロックしてしまう可能性があります。

メーラーとは、メールをやり取りするソフトの事を言います。
一昔前でいうと、「アウトルック」などがこれにあたります。

このメーラーから動画や容量の大きなファイルを添付して送ろうとすると…
「送信容量オーバー」と表示しを、送信を中断する場合があります。

これは「ファイルのサイズが大きいので送信不可」という事なのですが、
エラー内容を知らずに困っている方も多いかと思います。

このような場合も含めて、基本的に電子メールでは、
あまり大きな容量のファイルを添付できないと認識ましょう。

もし、動画や容量が大きなファイルを相手に届けたたい場合は、

・スカイプを使って送信するか(スカイプは送信できる容量が巨大です。)

ギガファイル便などを経由させるか

・ドロップボックスなどを経由させる方法を選びます。

ファイルを相手に対して直接送信できないなら、
クラウドサービスやウェブサーバー経由で送信するということになります。

ドロップボックスの場合は?

ドロップボックスは、他人とファイルやフォルダを共有する機能もあり、
以下の二つの方法が用意されています。

1.ファイル(フォルダ)のURLを共有

2.ファイル(フォルダ)を共同所有・共同編集

となります。

1番は、ファイルを編集することはできなくて閲覧のみです。
二番は、閲覧だけではなく、「編集」もできます。

この二つの違いをしっかりと覚えるようにしましょう。

従業員五人以下のドロップボックス展開方法でも説明をしたように、社員の個人所有のスマホの中に会社のドロップボックスをリンクさせる場合は、ここで説明をする二番の共同編集フォルダを生成する方法を選びます。

「会社ドロップ」など任意の名前を使た上で、
このフォルダを各社員と共同編集フォルダとして作成します。

ビジネスアカウントやプロアカウントの場合は、
共同編集フォルダに「鍵」をかけることもできます。

以上がドロップボックスの共有に関連するTIPSです。
それでは早速、共有化手順の確認していきましょう!

ブラウザ版での操作方法

ファイルのリンクを共有する手順です。
共有するだけですから、閲覧はできても編集はできません。

フォルダやファイルの上にカーソルを置いて、右クリックをした後に下図の操作を行います。

dropbox-kyouyu (3)

下に表示されるリンクが、ドロップボックス上のリンク(ファイルやフォルダ)です。

これを相手にメールなどで伝えます。相手は、送られてきたURLをクリックするだけで、該当のドロップボックス上のファイルにアクセスができます。ちなみに、共有化されたファイルのみが対象になるので、自分のドロップボックスの中にあるその他のファイルを一緒に閲覧されることはありません。

dropbox-kyouyu (1)

誰かと共同編集する設定

先ほどは、ファイルを「閲覧」だけできる共有方法でしたが、
これは「編集」もできる共有方法になります。

dropbox-kyouyu (2)

共有する相手のメールアドレス(ドロップボックスで使用)を入力します。

dropbox-kyouyu (4)

クライアントソフトでの操作方法

共有したいフォルダやファイルの上にカーソルを置いて右クリックします。
ドロップボックスの「共有」項目をクリック。

drop-kyouyu (1)

この中に相手がドロップボックスで使用しているメールアドレスを入れます。
その他のメールアドレスを指定することもできますが、その場合は、ドロップボックスの会員登録が求められます。

drop-kyouyu (2)

これが相手に届くメールです。リンクを押した時にログインが求められます。
アカウントを持っていない人は、新規登録。持っている人は、ログインをします。

drop-kyouyu (3)

[char no=1 char=”Masahiro.I”>こちらワンポイント・共同編集作業を招待された側の操作は?

共同編集に招待された側は、ドロップボックスから下記のようなメールが届きます。

例:

○○さんは、あなたを「■ ■ ■」というフォルダへ招待しています。
参加しますか?

のという感じのメッセージが来ます。

ここで「参加や承認」などのボタンを押すと、相手との共有化が完了します。少し時間が経つと、あなたのドロップボックスの中に、相手が作成したフォルダが表示されています。

共同所有している場合は、下記のようなアイコンになっています。

DROPBOX[/char]

アプリでの操作方法

いつもながらiPhoneのドロップボックスアプリでの説明です。

共同編集したいフォルダを選択します。

drop-kyouyu (1)

右上の赤枠をタップ。

drop-kyouyu (2)

フォルダの中身だけを閲覧させたい時は、「リンクを送信」
フォルダの中身を編集させたい時は、「共同作業の相手を招待する」を押します。

drop-kyouyu (3)

ここに相手のメールアドレス(ドロップボックスで使用)を入力します。
フォルダへの編集権限は、赤枠部分で調整ができます。

drop-kyouyu (4)

次は、ドロップボックスの総集編になります。

こちら

今日もありがとうございました。

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>>ドロップボックスをはじめる。

 

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